Ræða utanríkisráðherra um skipulagsbreytingar í utanríkisráðuneytinu

Ágæta samstarfsfólk,

Frá því að ég tók við embætti utanríkisráðherra fyrir réttu hálfu ári síðan hef ég styrkst enn frekar í þeirri sannfæringu minni að utanríkisþjónustan hafi á að skipa ákaflega öflugu, hæfu og metnaðarfullu starfsfólki, jafnt hér heima í ráðuneytinu sem á sendiskrifstofum okkar erlendis. Utanríkisþjónusta Íslands er að sönnu fáliðuð en hún hefur margsinnis sýnt hvers hún er megnug.

Þó að utanríkisþjónusta Íslands sé ekki nema liðlega sextíu ára gömul er starfsemi og vinnulag hennar byggð á rótgrónum hefðum um diplómatísk samskipti milli ríkja. Starfsemi og vinnulag utanríkisþjónustunnar byggir því á gömlum merg. Margar hefðir og starfsvenjur utanríkisþjónustunnar hafa sannarlega staðist tímans tönn. Eigi að síður er ekki hægt að horfa fram hjá þeirri staðreynd að á undanförnum árum hafa orðið gagngerar breytingar á okkar ytra umhverfi sem hafa kallað á endurmat á utanríkisstefnu Íslands. Á sama tíma hafa áherslur breyst í rekstri opinberra stofnana og rík áhersla hefur verið lögð á að innleiða nútímalega stjórnunarhætti í opinberum rekstri. Það er óhjákvæmilegt að þessar breytingar kalla einnig á að við stöldrum aðeins við og spyrjum okkur hvernig starfshættir og skipulag utanríkisþjónustunnar geti best þjónað hlutverki sínu.

Utanríkisþjónustan er, eins og nafnið gefur til kynna, umfram allt þjónustustofnun. En hverjum á utanríkisþjónustan þá að þjóna? Í mínum huga blasir svarið við – utanríkisþjónustan á að þjóna hagsmunum Íslands, almenningi og íslenskum fyrirtækjum. Ef við notum líkingu úr viðskiptaheiminum má segja að fólkið í landinu sé sá viðskiptavinur sem utanríkisþjónustan á að þjóna. Skipulag og vinnulag utanríkisþjónustunnar verður að taka mið af því hvernig við getum þjónað þessum viðskiptavini með sem öflugustum hætti.

Verkefni utanríkisþjónustunnar eru síbreytileg og oft á tíðum er erfitt að sjá fyrir álagstíma í starfi ráðuneytisins eða sendiskrifstofa. Starfsmenn utanríkisþjónustunnar standa oft á tíðum frammi fyrir verkefnum sem kalla á tafarlaus viðbrögð af þeirra hálfu til þess að verja megi íslenska hagsmuni, jafnt stóra sem smáa. Þá hefur utanríkisþjónustan á síðustu árum eflst bæði að metnaði og áræðni. Við höfum tekið að okkur margvísleg krefjandi verkefni sem tímabundið starfsálag fylgir en eru jafnframt til þess fallin að auka hróður Íslands á alþjóðavettvangi. Hér má sem dæmi nefna formennsku í Norðurskautsráðinu, setu Íslendinga í framkvæmdastjórn Alþjóðabankans og framboð til öryggisráðsins. Hvort sem um er að ræða ógn sem steðjar að íslenskum hagsmunum eða tímabundin verkefni sem utanríkisþjónustan tekur að sér þá kunna slík verkefni að kalla á aðlögun í skipulagi utanríkisþjónustunnar, þar með talið að færa starfsmenn tímabundið til í starfi.  

Raunar má segja að styrkleiki utanríkisþjónustu Ísland sé sá hversu boðleiðir eru stuttar og ákvarðantökuferlið er hér einfalt í samanburði við utanríkisþjónustur annarra landa. Á þessum styrkleika eigum við að byggja. En við megum ekki sýna andvaraleysi í þessum efnum heldur hlýtur vinnulag og starfsaðferðir utanríkisþjónustunnar að vera háð sífelldri endurskoðun og endurmati.

Utanríkisþjónustan hefur vaxið hratt á undanförnum áratug, raunar svo að mörgum hefur þótt nóg um. Meginástæða þessa vaxtar er einfaldlega sú að þeim verkefnum sem utanríkisþjónustan sinnir hefur fjölgað og kröfurnar eru orðnar meiri. Starfsemi íslenskra fyrirtækja teygir sig nú til allra heimshluta, alþjóðlegt samstarf milli ríkja hefur aukist stórlega og sífellt fleiri ákvarðanir sem varða framtíðarhagsmuni Íslands eru nú teknar innan vébanda fjölþjóðlegra stofnanna. Við getum ekki staðið aðgerðarlaus gagnvart þessari þróun heldur kallar hún á enn öflugari utanríkisþjónustu. En við verðum jafnframt að átta okkur á því að auknum umsvifum utanríkisþjónustunnar eru takmörk sett. Ég hyggst því ekki ráða fleiri starfsmenn til utanríkisráðuneytisins á þessu kjörtímabili. Undantekning frá þessu er hugsanleg ráðning nokkurra þýðenda til að vinna upp þann mikla hala EES-þýðinga sem þýðingamiðstöðin glímir nú við og varðar skuldbindingar okkar gagnvart EES-samningnum. Við erum einfaldlega að vinna fyrir viðskiptavin sem krefst þess af okkur að við gerum meira með óbreyttum mannafla.

Við verðum því að laga skipulag utanríkisráðuneytisins að þessum veruleika og leita leiða til að auka skilvirkni og hagræðingu í starfsemi ráðuneytisins. Þannig eru til dæmis fjölmörg dæmi um málaflokka sem falla undir margar skrifstofur. Sem dæmi má nefna að þau málefni sem varða nýtingu auðlinda hafsins, sem er eitt af okkar stærstu hagsmunamálum í utanríkismálum, falla í dag í raun undir þrjár skrifstofur, þ.e.a.s. alþjóðaskrifstofu, auðlinda- og umhverfisskrifstofu og skrifstofu þjóðréttarfræðings. Ímynd Íslands út á við fellur undir þrjár skrifstofur í dag, tvær skrifstofur sinna verkefnum sem tengjast þátttöku okkar í Atlantshafsbandalaginu og svo mætti lengi telja áfram. Slík skörun verkefna getur leitt til þess að óljóst sé hver beri í raun ábyrgð á málaflokknum, og gert örðugara fyrir að samræma stefnu Íslands í umræddum málaflokki og leitt til óþarfa tvíverknaðar.

Ég vil jafnframt leggja áherslu á mikilvægi þess að við getum teflt fram hæfu starfsfólki í okkar fremstu víglínu. Við höfum orðið vör við hversu mikilvæg og dýrmæt góð ímynd Íslands og íslensks viðskiptalífs er. Það á ekki síður við um þátttöku okkar á alþjóðavettvangi og frammistöðu okkar fulltrúa þar. Að mínu mati er lykilatriði að ráðuneytið geti hér eftir sem hingað til laðað til sín hæft fólk. Við þurfum ekki annað en að líta til þáttar embættismanna í aðild okkar að EFTA og EES, auk útfærslu landhelginnar til þess að skynja það hversu mikilvægt er að utanríkisþjónustan sé vel skipuð á hverjum tíma.

Umræða um hvernig einfalda megi skipulag utanríkisþjónustunnar er engan veginn ný af nálinni. Fyrir réttum tveimur árum kom þáverandi utanríkisráðherra, Halldór Ásgrímsson, á fót starfshópi um hagræðingu og endurskoðun í utanríkisþjónustunni. Starfshópurinn skilaði ýtarlegri skýrslu til ráðherra í ágúst 2004 þar sem er að finna margvíslegar tillögur um hvernig auka mætti skilvirkni í starfsemi utanríkisþjónustunnar. Í tillögum starfshópsins var m.a. lögð áhersla á að einfalda skipurit utanríkisráðuneytisins, setja skýrari tengsl milli verkefna sendiskrifstofa okkar erlendis og markmiða ráðuneytisins og taka upp virkari starfsmannastefnu.

Ég tel að það sé orðið tímabært að hrinda mörgum þessara hugmynda í framkvæmd og hef því ákveðið að gera breytingar á skipulagi utanríkisráðuneytisins í samræmi við tillögur hópsins. Ég hef því ákveðið að setja nýtt skipurit fyrir ráðuneytið og er tilefni þessa fundar að kynna þetta nýja skipurit.

Nýja skipuritið byggir á því að framvegis verði starfsemi utanríkisráðuneytisins skipt í tvö fagsvið og eina rekstrar- og þjónustuskrifstofu. Fagsviðin tvö verða annars vegar alþjóða- og öryggismálasvið og hins vegar viðskiptasvið. Sviðsstjóri á fyrrnefnda sviðinu verður Bergdís Ellertsdóttir og hennar staðgengill Þórður Bjarni Guðjónsson, og sviðsstjóri á hinu síðarnefnda Berglind Ásgeirsdóttir og hennar staðgengill Martin Eyjólfsson. Allar fagskrifstofur ráðuneytisins munu heyra undir þessi tvö fagsvið sem munu verða leidd af skrifstofustjórum alþjóðaskrifstofu og viðskiptaskrifstofu. Þeim verður ætlað að samræma stefnu og starf ráðuneytisins á hvoru fagsviðinu fyrir sig. Í raun má segja að með þessu sé ráðuneytisstjóri að fela sviðsstjórum ákveðna yfirumsjón með verkefnum. Höfum í huga að þau verkefni sem utanríkisráðuneytið sinnir, þ.m.t. viðskiptamál, þróunarsamvinna og varnarmál, er í höndum fjögurra ráðuneyta í mörgum ríkjum Evrópu. Skipulag utanríkisráðuneytisins verður að taka mið af því hversu fjölbreytt og umfangsmikil verkefni utanríkisþjónustunnar eru.

Sviðstjórarnir munu bera ábyrgð á þeirri starfsemi utanríkisþjónustunnar sem tengjast annars vegar alþjóðamálum og hins vegar viðskiptum. Sviðsstjóri mun geta flutt starfsfólk til innan sviðsins. Þá mun sviðsstjóri bera ábyrgð á útgjöldum skrifstofunnar og taka afstöðu til beiðna um ferðaheimildir frá þeim starfsmönnum sem undir viðkomandi svið heyra. Minnisblöð frá starfsmönnum og skrifstofustjórum munu framvegis fara til sviðsstjóra áður en þau fara til ráðuneytistjóra. Með þessu móti verður sviðsstjórum falið að annast samræmingu á starfsemi innan skrifstofa á viðkomandi sviði og sjá til þess að nauðsynlegt samráð milli skrifstofa og starfsmanna eigi sér stað. Sviðstjórar geta einnig komið með tillögur um nýja skrifstofustjóra til að auðvelda framkvæmd á viðkomandi sviði.

Til viðbótar verður rekstrar- og þjónustuskrifstofa en undir hana mun m.a. heyra rekstur utanríkisþjónustunnar, skipulags- og starfsmannamál, skjalavarsla, tölvumál, gagnavinnsla og bókhald. Jafnframt mun rekstrar- og þjónustuskrifstofa sinna aðstoðarmálum, sem eru tvímælalaust á meðal mikilvægustu verkefna utanríkisþjónustunnar. Skrifstofustjóri rekstrar- og þjónustuskrifstofu verður Pétur Ásgeirsson.

Einfaldað skipurit utanríkisráðuneytisins á einnig að greiða fyrir samskiptum milli ráðuneytisins og sendiskrifstofa okkar erlendis. Utanríkisráðuneytið er þungamiðjan í starfsemi utanríkisþjónustunnar. Ráðuneytið á að slá tóninn, samræma afstöðu Íslands til einstakra málefna og setja sendiskrifstofunum markmið í starfi þeirra.

Þá er nú einnig unnið að undirbúningi á endurskoðun forsetaúrskurðar um sendiráð, fastanefndir hjá alþjóðastofnunum og sendiræðisskrifstofur. Núgildandi forsetaúrskurður gefur ekki lengur rétta mynd af forsvari einstakra sendiskrifstofa, en frá því hann var gerður, hefur sendiráð verið stofnað í Nýju Dehlí, sendiráðið í Mapútó verið flutt til Pretoríu, sendiskrifstofa verið opnuð í Róm og umdæmisskrifstofur ÞSSÍ verið tilkynntar sem sendiráð í sex ríkjum Afríku, Asíu og Suður-Ameríku. Nokkrar breytingar á umdæmum sendiskrifstofa eru nauðsynlegar og eru Sigríður Snævarr, Bergdís Ellertsdóttir og Berglind Ásgeirsdóttir ábyrgar fyrir undirbúningi á þessari endurskoðun.

Til viðbótar breyttu skipuriti hef ég einnig ákveðið að einn starfsmanna þjónustunnar verði skipaður starfsmannastjóri í ráðuneytinu. Þessi ákvörðun endurspeglar ekki aðeins þá staðreynd að starfsmannamál utanríkisþjónustunnar eru nú orðin mun umsvifameiri en áður, m.a. vegna fleiri sendiskrifstofa og fjölgunar starfsmanna. Í þessari ákvörðun endurspeglast einnig sá einlægi vilji ráðuneytisins að halda uppi þróttmikilli starfsmannastefnu sem miði af því að laða fram það besta úr hverjum starfsmanni. Á undanförnum árum hefur hópi reyndra starfsmanna utanríkisráðuneytisins verið falið að fjalla um allar nýráðningar í utanríkisþjónustuna. Þetta fyrirkomulag hefur reynst vel og stuðlað að því að hæfasta fólkið sé að jafnaði ráðið til starfa. Áform eru um að útfæra þetta fyrirkomulag nánar. Þannig er ætlunin að sérstakt ráð geri tillögur til ráðuneytisstjóra um stöðuhækkanir og flutninga starfsmanna á sendiskrifstofur. Með þessum hætti verður gegnsæi í starfsmannamálum aukið og stuðlað verður að því að starfsmönnum sé að jafnaði fundin störf sem hæfa reynslu þeirra og hæfni og nýtist þannig ráðuneyti sem best. Með þessu verða stöðuveitingar betur tengdar getu og hæfni en ekki árafjölda í starfi. Vegtyllur hafa kannski verið einum of mikill drifkraftur í þjónustunni. Greina má hugafarsbreytingu í þessum efnum. Mér finnst að verkefnin laði að besta fólkið og ég finn það að starfsmönnum er það heiður að starfa fyrir land og þjóð.

Eitt mikilvægasta verkefnið í starfsmannamálum er að mínu mati að tryggja að jafnréttissjónamið séu ávallt höfð í heiðri þegar teknar eru ákvarðanir um ráðningu og framgang í starfi. Í þeim efnum hefur orðið gagnger breyting á síðustu árum. Konum í utanríkisþjónustunni hefur í vaxandi mæli verið falin mikilvæg ábyrgðarstörf. Þetta er mikil breyting frá því sem áður tíðkaðist, þegar fáheyrt var að konur teldust til diplómata. Raunar er stutt síðan að engin kona var í hópi skrifstofustjóra ráðuneytisins. Nú eru konurnar í hópi skrifstofustjóra orðnar þrjár, staðgengill ráðuneytisstjóra er kona, og þær munu í sameiningu gegna lykilhlutverki í að innleiða þær breytingar á skipulagi ráðuneytisins sem ég hef lýst hér. Kona leiðir nú starf Íslensku friðargæslunnar. Þessi dæmi eru vitnisburður um þann mikla árangur sem við höfum náð í jafnréttisbaráttunni innan ráðuneytisins. Í raun má segja að gamla karlavígið í utanríkisþjónustunni sé fallið. Þetta er ný vinnustaður sem kallar á ný og breytt vinnubrögð þar sem karlar og konur vinna saman í þágu íslenskra hagsmuna.

Starfsmannasamtöl eru annar mikilvægur þáttur í virkri starfsmannastefnu. Ákveðið hefur verið að framvegis verði starfsmannasamtöl fastur þáttur í stjórnun utanríkisþjónustunnar og starfsmannahaldi hennar. Ég fagna því að í samræmi við þetta hafa nú á haustmánuðum flestir starfsmenn farið í slík samtöl og verður eftir því gengið að allir starfsmenn fari árlega í slíkt samtal.

Ég legg jafnframt áherslu á að í rekstri utanríkisráðuneytisins er mikilvægt að sýna ráðdeild og gæta hófs. Ráðuneytið hefur að undanförnu unnið að því að mæta kröfum um hagræðingu með áþreifanlegum hætti. Í þeim efnum má nefna fjölmörg dæmi.

Með hjálp tölvutækni hefur opnast sá möguleiki að flytja bókhald sendiskrifstofa í auknu mæli heim til Íslands til vinnslu. Nú er svo komið að bókhald sendiskrifstofanna í Osló, Strassborg, Helsinki, Pretoríu og Róm er unnið á aðalskrifstofu ráðuneytisins. Þetta hefur stuðlað að fækkun útsendra fulltrúa í öllum þessum sendiskrifstofum. Það er stefna ráðuneytisins að færa bókhald sendiskrifstofa í auknu mæli heim í ráðuneytið og er gert ráð fyrir að London verði næst í röðinni.

Utanríkisráðuneytið rekur umfangsmikla þýðingastarfsemi, með 17 þýðendur, sem fyrst og fremst starfa að þýðingum tengdum á EES samningunum. Þrátt fyrir þennan fjölda þýðenda hefur miðstöðin ekki undan og nú er svo komið að þýðingahalinn nemur ríflega tveggja ára starfi þýðingamiðstöðvarinnar. Til að bregðast við þessu hefur verið ákveðið að hefja undirbúning að því að opna útibú frá miðstöðinni á Akureyri. Bæði er að húsrými miðstöðvarinnar í Reykjavík er fullnýtt og hitt að með tilkomu nýs tölvukerfis miðstöðvarinnar er ekkert því til fyrirstöðu að þýðendur geti haft aðstöðu fjarri höfuðstöðvunum.

Sendiráðsbústaðir eru mikilvæg vinnutæki sendiskrifstofa. Þeir eru nýttir til hagsmunagæslu á svið stjórnmála, menningar og viðskipta. Með það í huga hef ég ákveðið að selja sendiráðsbústað Íslands í Kaupmannahöfn og finna þess í stað ódýrara og heppilegra húsnæði fyrir sendiherrann í miðborg Kaupmannahafnar. Núverandi bústaður er einfaldlega of langt frá miðbænum til að gegna sínu hlutverki sem skildi. Stefnt er að því að nota megi mismuninn til kaupa á heppilegu húsnæði fyrir aðalræðismann í Þórshöfn. Jafnframt mælist ég til þess að hætt verði að tala um sendiherrabústað, því að það er rangnefni. Þessi húsnæði eru tengd hagsmunavörslu okkar erlendis með margvíslegum hætti öðrum en þeim að vera bústaður fjölskyldu sendiherra.

Einnig hefur verið ákveðið að minnka skrifstofuhúsnæði ráðuneytisins í Reykjavík og við höfum sagt upp um 200 fermetra skrifstofuhúsnæði í Þverholti. Starfsemi íslensku friðargæslunnar hefur nú verið flutt í aðalbyggingu ráðuneytisins. Er þetta liður í þeirri viðleitni að koma eins miklu af starfsemi ráðuneytisins fyrir í aðalbyggingunni og mögulegt er, enda er það reynsla okkar að mikilvægt sé fyrir samvinnu og upplýsingaflæði að hýsa megin starfsemi undir einu þaki.

Þá hefur ráðuneytið nýverið selt fjóra af bílum aðalskrifstofunnar, án þess að kaupa nýja í þeirra stað. Ráðuneytið hefur nú þrjá bíla sem á vel að duga fyrir starfsemi þess. Einnig er það stefna ráðuneytisins að bifreiðar sendiskrifstofa verði í auknu mæli teknar á kaupleigu þegar það er hagkvæmari kostur.

Það liggur ljóst fyrir að í dag er fjöldi sendiherra í utanríkisþjónustunni nokkuð umfram þarfir ráðuneytisins. Ég hyggst því ekki skipa fleiri sendiherra á þessu kjörtímabili.

Nú er komin um árs reynsla af árangursstjórnun í sendiskrifstofum okkar. Með því fyrirkomulagi er sendiskrifstofum sett markmið með starfsemi sinni og fyrir þau lagt að gera grein fyrir þeim árangri sem þau ná með starfi sínu. Ég hef vandlega kynnt mér hvernig til hefur tekist með þetta verkefni og árangursskráningar sendiskrifstofanna og ég er sannfærð um að með þessu er stigið stórt skref til að beina kröftum þjónustunnar að þörfum viðskiptavinarins.

Ég vil einnig geta þess að árangursstjórnun og starfsmannasamtölin sem ég nefndi hér að framan skapa grundvöll fyrir árangurstengdri launastefnu. Ráðuneytið mun í framtíðinni í ríkara mæli, að svo miklu leyti sem mögulegt er, láta starfsmenn sem skara framúr njóta þess í launum.

Ágæta samstarfsfólk,

Ég vil leggja áherslu á að þær skipulagsbreytingar sem ég hef kynnt hér í dag eru aðeins eitt skref í átt að því að aðlaga starfsemi utanríkisþjónustunnar að breyttum aðstæðum og nýjum kröfum. Við verðum sífellt að vera tilbúin til þess að endurskoða vinnubrögð okkar og leggja meira á okkur til þess að ná árangri. Ég er hins vegar sannfærð um að það skref sem ég hef hér kynnt mun reynast utanríkisþjónustunni gæfuspor og að það mun gera okkur betur í stakk búin til þess að mæta kröfum og óskum viðskiptavinar okkar – íslensku þjóðarinnar. Við vitum að þessi viðskiptavinur gerir miklar kröfur til okkar. En gleymum því ekki að það er í því fólgin bæði heiður og ánægja að fá að þjóna þessum viðskiptavini.

Skipurit utanríkisráðuneytisins 2007