Notarial aðgerðir

Notarial aðgerðir

Notkun íslenskra skjala erlendis - staðfesting skjala / Apostillur

Þegar nota á íslensk skjöl og vottorð erlendis óskar viðtakandi skjalanna stundum eftir því að þau séu formlega staðfest. Með formlegri staðfestingu er átt við að utanríkisráðuneytið stimpli og staðfesti með því að þar til bært yfirvald á Íslandi hafi gefið skjalið út eða vottað það.

Rétt er að taka fram að staðfesting ráðuneytisins felur ekki í sér efnislega staðfestingu á innihaldi skjalsins. Með henni er verið að staðfesta að íslenska stjórnvaldið sem gaf skjalið út eða stimplaði hafi í raun gert það.

Hvaða skjöl eru staðfest?

Utanríkisráðuneytið getur staðfest flest öll íslensk skjöl sem gefin hafa verið út af íslenskum stjórnvöldum.

Utanríkisráðuneytið getur staðfest íslensk skjöl sem gefin eru út af öðrum en íslenskum stjórnvöldum svo fremi sem þau hafi einnig verið vottuð notarial vottun hjá sýslumanni („notarius publicus”).

Utanríkisráðuneytið getur staðfest afrit af íslenskum skjölum svo fremi sem um staðfest afrit þeirra sé að ræða sem vottuð hafi verið með notarial vottun.

Ágætt er að hafa í huga að stundum eru gerðar kröfur um að íslensk skjöl séu þýdd á tungumál þess ríkis þar sem nota á þau. Æskilegt er að afla slíkra upplýsinga hjá viðtakanda skjalanna erlendis. Sé svo þarf líklegast að leita til löggilts skjalaþýðanda hérlendis áður en þau eru vottuð af sýslumanni og síðan utanríkisráðuneytinu. Rétt er að benda á að utanríkisráðuneytið og sendiskrifstofur geta ekki annast slíkar þýðingar.

Framkvæmd

Skjöl eru afhent í utanríkisráðuneytinu og að jafnaði eru þau tilbúin til afhendingar næsta virka dag eftir hádegi.

Einnig er að hægt að senda skjöl í pósti til ráðuneytisins ásamt beiðni um staðfestingu skjalanna sem um ræðir.

Staðfesting og framvísun skjals erlendis

Starfsmaður utanríkisráðuneytisins tekur við skjölum í ráðuneytinu. Áður en skjal er stimplað af starfsmanni staðreynir hann að það hafi verið gefið út eða stimplað af íslensku stjórnvaldi og undirritað starfsmanni stjórnvaldsins. Leiki vafi á því hver undirritar skjal hefur starfsmaður ráðuneytisins samband við viðkomandi stjórnvald.

Þegar framangreindar upplýsingar liggja fyrir útbýr starfsmaður staðfestingarskjal. Í sumum tilvikum útbýr starfsmaður sérstakt fylgiskjal sem heft er við íslenska skjalið. Fylgiskjalið er svo stimplað með stimpli ráðuneytisins og undirritað af starfsmanninum. Í öðrum tilvikum er íslenska skjalið sjálft stimplað með stimpli ráðuneytisins og undirritað af starfsmanni þess.

Þegar búið er að afla staðfestingar ráðuneytisins getur komið til skoðunar hvort afla þurfi frekari staðfestingar eða hvort skjal sé þá þegar tilbúið til notkunar erlendis. Þetta ræðst af því í hvaða ríki nota á skjalið, þ.e. hvort um sé ræða ríki sem aðild á að þar til gerðum Haag-samningi eða ekki. Sé ríki ekki aðili að Haag-samningnum þarf að leita frekari staðfestingar erlendra stjórnvalda. Sjá neðangreindar upplýsingar: 

- Framvísun skjals í aðildarríki Haag-samnings um afnám áskilnaðar um staðfestingu erlendra skjala

Ísland á aðild að Haag-samningi um afnám áskilnaðar um staðfestingu erlendra skjala frá 5. október 1961. Í þeim tilfellum sem nota á skjal í ríki sem aðild á að samningnum er ekki krafist annarrar staðfestingar en utanríkisráðuneytisins þar sem markmið hans er að gera vottun og staðfestingu skjala einfaldari en ella. Með aðild skuldbindur Ísland og önnur samningsríki sig til að undanþiggja skjöl, útgefin í öðru samningsríki, frá staðfestingu sendi- og/eða ræðisskrifstofu þess ríkis þar sem framvísa á skjölunum. Af þessu leiðir að þegar framvísa á skjali í einu samningsríkjanna er eingöngu krafist staðfestingar (,,apostille”) sérstaklega tilnefnds stjórnvalds í útgáfuríki skjalsins í stað einnig sendiráðs og/eða ræðisskrifstofu þess ríkis þar sem framvísa á skjalinu.

Frekari upplýsingar um samninginn má finna á heimasíðu hans: http://www.hcch.net/index_en.php?act=text.display&tid=37.

Aðildarríki samningsins eru nú 94 og á eftirfarandi vefslóð er að finna yfirlit yfir þau: http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.status&cid=41. 

- Framvísun skjals í ríki sem ekki á aðild að Haag-samningi um afnám áskilnaðar um staðfestingu erlendra skjala

Þegar nota á skjalið í ríki sem ekki á aðild að Haag-samningnum þarf að leita staðfestingar sendiráðs og/eða ræðisskrifstofu þess ríkis þar sem framvísa á skjölunum. Staðfesting sendiskrifstofu felst þá í því að votta að utanríkisráðuneytið sé íslenskt stjórnvald sem bært sé til staðfestingar íslenskra skjala.

Rétt er að setja sig í samband við viðkomandi sendiskrifstofu erlends ríkis varðandi upplýsingar um það hvernig hægt sé að bera sig að við öflun staðfestingar hennar og hver kostnaður við það er.

Upplýsingar um sendi- og ræðisskrifstofur erlendra ríkja gagnvart Íslandi er að finna á eftirfarandi vefslóð: /sendi-og-raedisskrifstofur/erlendar/.

Gjaldtaka fyrir staðfestingu  skjala

Fyrir hvert staðfest skjal er innheimt gjald kr. 2.000 samanber 9. gr. laga nr. 88/1991 um aukatekjur ríkissjóðs.