Skráning í gagnagrunn utanríkisráðuneytisins gegnir fyrst og fremst því hlutverki að geyma upplýsingar um íslenska ríkisborgara sem eru staddir erlendis, til lengri eða skemmri dvalar. Gagnagrunnurinn telst eign utanríkisráðuneytisins og verða upplýsingar úr grunninum ekki veittar til þriðja aðila nema ef öryggi þeirra sem skráðir eru í gagnagrunninn krefst þess. Upplýsingar í grunninum verða aðeins notaðar í öryggisskyni og til að utanríkisráðuneytið eða íslenskt sendiráð geti náð sambandi við viðkomandi.
